Ilmu Pengetahuan dan Teknologi

Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pembayaran Tunai

Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pembayaran Tunai

Siklus pengeluaran adalah serangkaian kegiatan yang terkait dengan perolehan dan pembayaran barang dan jasa. Kegiatan-kegiatan ini meliputi penentuan apa yang perlu dibeli, kegiatan pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok. Sebagian besar input ke siklus pengeluaran berasal dari siklus penjualan , di mana persyaratan pembelian didorong oleh volume dan jenis pesanan pelanggan.

Siklus pengeluaran terdiri dari beberapa komponen yang berbeda, termasuk permintaan barang dan jasa, pemilihan pemasok, pemesanan barang dan jasa, penerimaan mereka, dan pembayaran selanjutnya untuk mereka. Siklus pengeluaran penuh berisi kegiatan-kegiatan berikut:

  1. Tentukan barang dan jasa mana yang perlu dipesan. Sebagian besar barang yang dipesan dibutuhkan oleh proses produksi. Untuk melakukannya, sistem menghitung komponen yang perlu tersedia untuk produksi yang dijadwalkan dan mengurangi bahan baku yang tersedia dan yang tidak dialokasikan untuk mencapai jumlah yang harus diperoleh. Atau, jika barang atau jasa diperlukan untuk fungsi penjualan atau administrasi, pengguna mengisi formulir permintaan yang merinci persyaratannya dan meneruskannya ke departemen pembelian.

  2. Ketika barang dibeli untuk produksi yang sedang berlangsung, sistem akan menyajikan pesanan pembelian awal kepada staf pembelian , menggunakan pemasok pilihan yang dinyatakan dalam file master persediaan untuk setiap item yang akan dibeli. Staf pembelian meninjau dan menyetujui pesanan ini, yang kemudian dikirim secara elektronik langsung ke pemasok, atau dicetak dan dikirim kepada mereka.

  3. Ketika barang dan jasa non-standar diminta, staf pembelian menyelidiki kemungkinan pemasok, memilih yang terbaik, dan mengeluarkannya pesanan pembelian.

  4. Ketika barang diterima, departemen penerima mengakses pesanan pembelian terbuka dalam sistem dan memasukkan jumlah yang diterima.

  5. Ketika faktur pemasok diterima, mereka masuk ke sistem oleh staf hutang . Sistem kemudian membandingkan faktur-faktur ini dengan otorisasi pesanan pembelian dan menerima informasi untuk menentukan apakah faktur dapat dibayarkan. Mungkin ada banyak pekerjaan rekonsiliasi manual pada tahap ini. Hasilnya adalah serangkaian faktur yang telah disetujui untuk pembayaran.

  6. Sistem menjadwalkan pembayaran kepada pemasok berdasarkan ketentuan pembayaran yang telah ditentukan dengan masing-masing. Ketika tanggal pembayaran yang dijadwalkan tiba, sistem memproses sejumlah pembayaran, yang akan berupa transfer dana elektronik atau cek .

Pemesanan

Langkah pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan bahan, persediaan, dan layanan untuk perusahaan. Individu atau departemen yang berbeda di perusahaan mengidentifikasi barang habis pakai mereka dan membuat daftar permintaan pembelian ketika barang mereka sedikit. Pegawai departemen pembelian akan menyetujui permintaan, memilih pemasok yang sesuai, dan membuat pesanan pembelian. Sebagian besar perusahaan memerlukan agen pembelian untuk membeli dari daftar vendor yang disetujui dan memerlukan otorisasi atasan untuk pembelian. Langkah-langkah tambahan membutuhkan waktu dan sumber daya, tetapi mereka memastikan bahwa perusahaan memesan produk yang baik, berkualitas dengan harga yang wajar dan membatasi pengeluaran yang tidak perlu.

 

Menerima

Setelah melakukan pemesanan, perusahaan perlu menerima dan menyimpan pembeliannya. Bisnis sering memelihara departemen penerima untuk menerima pengiriman pemasok. Pegawai penerima akan mengisi laporan penerimaan untuk semua pengiriman yang merinci jumlah dan kualitas barang yang diterima. Selalu ada kemungkinan pencurian barang fisik, sehingga perusahaan mengidentifikasi dan memperkirakan kedatangan paket untuk memastikan mereka akan memiliki staf yang memadai untuk menangani pengiriman. Mereka akan menyimpan barang yang diterima di area yang dibatasi secara fisik untuk memastikan tidak ada yang dicuri atau salah tempat.

 

Menyetujui Faktur

Departemen hutang perusahaan akan menyetujui faktur vendor setelah perusahaan menerima barang. Karyawan akunting mencocokan dengan faktur vendor, menerima laporan, dan formulir pemesanan asli untuk memastikan mereka telah menerima semua barang yang mereka minta dalam pesanan. Karena mereka memiliki kewajiban untuk melakukan pembayaran setelah mereka menerima barang, beberapa bisnis bahkan tidak menunggu faktur untuk melakukan pembayaran. Untuk menyederhanakan proses, bisnis ini secara otomatis menghasilkan faktur untuk vendor mereka setelah mereka menerima semua persediaan pada laporan penerimaan.

 

Pembayaran Uang Tunai

Untuk mencegah kemungkinan pencurian, perusahaan umumnya memiliki departemen yang berbeda atau karyawan yang berbeda yang mengeluarkan uang tunai untuk faktur vendor. Terlepas dari siapa yang mencairkan uang tunai, mereka memiliki tanggung jawab yang signifikan untuk mempelajari dan menandai dokumentasi pendukung untuk pembayaran. Pencair uang umumnya membuat tanda fisik di atas kertas untuk "membatalkan" dokumentasi; ini membantu bisnis mengidentifikasi siapa yang telah dibayar dan mencegah karyawan dari secara tidak sengaja menduplikasi pembayaran menggunakan dokumen pendukung yang sama.